Beschleunigung und Optimierung von Planungsprozessen

Schnellere und flexiblere Sendeplanung eines TV-Senders und umfassende Prozessoptimierung durch Einführung eines neuen Planungssystems.

Branche:
Rundfunk- und Fernsehsender
Unternehmensgröße:
> 3.000 MA
Zeitraum:
2 Jahre

2006 wurden wir für einen deutschen Rundfunk- und Fernsehsender tätig, der neben einem Hauptstandort einige regionale Büros betreibt und zusätzlich zu 3.000 festen auf etwa 1.000 freie Mitarbeiter zurückgreift.

Nach der Einstellung des Herstellersupports des eingesetzten Sendeplanungssystems wurde die Implementierung einer neuen Software notwendig. Gleichzeitig war eine effizientere, schnellere und flexiblere Sendeplanung gewünscht, die zwar auch systemseitig unterstützt, aber vor allem auch Ergebnis einer umfassenden Prozessoptimierung sein sollte.

Vorgegangen sind wir nach dem V-Modell, ergänzt um Aspekte des Business Reengineering. 

Der Projektverlauf umfasste:

  • Zieldefinition und Business Case
  • IST IT & Prozessaufnahme inkl. Business Analyse
  • organisatorische Rahmenbedingungen (inkl. Betriebsrat)
  • Soll-Konzept der Prozess- & IT-Architektur
  • Software-Anbieterauswahl
  • Implementierungs- und Umsetzungsplanung
  • Projektmanagement

Besondere Herausforderungen waren diffuse Vorstellungen zum Projektziel, ein enger Budgetrahmen und Bedenken der Mitarbeiter hinsichtlich eines möglichen Arbeitsplatzverlusts oder einer erheblichen Umstellung der Arbeitsinhalte.

Folgende Maßnahmen und Methoden führten zu einem erfolgreichen Projektverlauf, der hinsichtlich Zeitrahmen und Kosten planmäßig verlief: 

  • V-Modell zur Spezifikation der Anforderungen
  • Business Case Berechnung
  • Projektmanagement Methoden u.a. zur Fixierung des Scopes (Umfang), Ressourcen-Steuerung, Reporting
  • ARIS
  • Einbringung methodischer Ansätze (Schrittzahl- und Wertschöpfungs-Analyse)
  • Maschinelle (Massen-) Auswertung der erhobenen IST Prozess- und IT-Daten
  • Umfassende Schulung der Kundenmitarbeiter

Durch das Projekt konnten wir den Aufwand der Sendeplanung um mehrere Wochen verkürzen, den Gesamtprozess von 220 auf unter 160 Schritte reduzieren und eine deutliche höhere Ressourcenentlastung bei höherer Prozessqualität herstellen.

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